Cerințele legale pentru digitalizarea afacerii

Reține !

Din punct de vedere legal, din 2022 în Republica Moldova sunt recunoscute următoarele tipuri de semnături electronice, fiind exclusă semnătura electronică simplă reglementată anterior, care însă nu permitea trimiterea exclusivă la semnatar:

● semnătura electronică avansată – acea semnătură electronică care face trimitere exclusiv la semnatar, permite identificarea semnatarului, este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar și este legată de datele la care se raportează, astfel încât orice modificare ulterioară a acestor date poate fi detectată. Semnăturile electronice avansate sunt utilizate pe piață de către bănci, în relația dintre ele, și în situația în care părțile unui contract, anterior printr-un contract pe hârtie, s-au înțeles să utilizeze așa tip de semnătură. 

● semnătura electronică calificată – semnătură electronică avansată care este creată prin intermediul unui dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificate și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnături electronice. Această semnătură electronică, suplimentar la caracteristicile pe care le posedă semnătura electronică avansată, se bazează pe un certificat calificat al cheii publice emis de un prestator de servicii de încredere calificat și este creată prin intermediul dispozitivului securizat de creare a semnăturii electronice și se verifică securizat cu ajutorul dispozitivului de verificare a semnăturii electronice și/sau al produsului asociat semnăturii electronice, care dispun de confirmarea corespunderii cu cerințele prevăzute de prezenta lege. 

Reține ! 

Semnarea electronică te ajută să asiguri verificarea și continuitatea operațiunilor comerciale atunci când semnarea fizică nu este posibilă, având și multe alte avantaje. 

Ar trebui să verifici toate cerințele legale în care se află întreprinderea, deoarece nu este întotdeauna potrivit ca un document să fie semnat numai electronic. De exemplu, ar fi indicat să se verifice cu autoritățile de reglementare și control dacă nu este necesară prezența documentelor pe suport de hârtie. De asemenea, ar trebui să fii atent la orice risc de fraudă și să asiguri metode sigure și fiabile de identificare și autentificare.

Înțelegerea legislației cu privire la documentele electronice și semnăturile electronice

Documentul electronic include informaţia, care constituie conţinutul documentului electronic şi semnătura electronică sau sigiliul electronic al semnatarului ori al creatorului sigiliului electronic. Crearea documentului electronic se finalizează prin aplicarea semnăturii electronice sau a sigiliului electronic de către semnatar sau de către creatorul sigiliului electronic. Sigiliu electronic reprezintă date în format electronic ce au scopul de a asigura originea și integritatea altor date electronice, adică a conținutului propriu-zis a documentului electronic. 

Potrivit prevederilor noii Legi nr. 124/2022 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere, semnăturile electronice considerate calificate conform prevederilor legislaţiei Uniunii Europene, create utilizând un certificat calificat al cheii publice eliberat de un prestator de servicii de încredere dintr-un stat membru al Uniunii Europene este recunoscut ca fiind echivalent, din punctul de vedere al efectelor juridice, cu certificatul cheii publice eliberat de un prestator de servicii de încredere cu domiciliul sau cu sediul în Republica Moldova. Totuși, recunoașterea semnăturilor electronice provenite din statele membre ale Uniunii Europene va putea fi realizată odată ce autoritățile de stat vor pune la dispoziție mecanismul pentru verificarea semnăturilor electronice aplicate potrivit prevederilor statelor membre ale Uniunii Europene. La moment, unica semnătura electronică calificată recunoscută de legislația Republicii Moldova este cea oferită de portalul guvernamental MSign.

Sfaturi pentru tine !

● Cerințele autorității de reglementare: un organism juridic care necesită documente semnate fizic.

● Aplicarea transfrontalieră: acceptarea semnăturilor electronice variază în funcție de țări și este posibil ca în unele țări documentul semnat doar electronic să nu fie obligatoriu pentru părți din punct de vedere juridic.

● Restricții semnatare: o parte contractantă ar putea avea restricții în constituția sa cu privire la semnarea electronică a documentelor.

Reține că, în unele cazuri, anumite tipuri de semnături electronice pot să nu aibă același efect juridic ca o semnătură scrisă de mână.

Informează-te în formularul de aici mai mult despre ceea ce poate afecta valabilitatea semnăturilor digitale din punct de vedere juridic.

Recunoașterea transfrontalieră a semnăturilor electronice

Semnăturile electronice au implementări tehnologice diferite și sunt acceptate diferit de către jurisdicțiile străine. Acest lucru poate cauza probleme atunci când acestea trebuie să fie valabile peste hotare. Incompatibilitățile sau cerințele tehnologice și diferențele dintre legislațiile locale înseamnă că nu puteți presupune că o semnătură digitală valabilă într-o jurisdicție este valabilă și în Moldova.

Protecția datelor

Dacă colectezi și stochezi informațiile cu caracter personal ale clienților tăi, trebuie să respecți legile privind confidențialitatea și datele cu caracter personal. Aceste legi prevăd modul în care o afacere trebuie să gestioneze datele cu caracter personal, mai ales în ceea ce privește scopurile de marketing direct. Înainte de a începe prelucrarea datelor cu caracter personal ale clienților tăi, asigură-te că deții consimțământul acestora și că nu este necesară efectuarea evaluării impactului asupra protecției datelor. De asemenea, în anumite cazuri legea obligă întreprinderile ce prelucrează date cu caracter personal să desemneze o persoană responsabilă de protecția datelor. Aceasta va fi cazul în special dacă afacerea ta presupune o monitorizare periodică şi sistematică a persoanelor pe scară largă sau dacă activitatea principală a întreprinderii constă în prelucrarea datelor cu caracter personal.

Pentru a colecta date cu caracter personal, va trebui să elaborezi o declarație de confidențialitate care să descrie:

● numărul de înregistrare în calitate de operator de date cu caracter personal;

● categoriile informațiilor colectate de la consumator, scopul colectării acestora şi modul de prelucrare a datelor cu caracter personal; 

● drepturile de care dispune consumatorul în calitate de subiect al datelor cu caracter personal, în special dreptul de intervenție şi de opoziție, modul de realizare a acestor drepturi;

● cazurile în care datele cu caracter personal pot fi divulgate terților; 

● punctul de contact pentru solicitările consumatorului cu privire la datele cu caracter personal care îi vizează;

● mecanismele și modul de monitorizare a activităților on-line ale consumatorului (cookie-uri) în scopuri de marketing, procedura de obținere a consimțământului pentru astfel de practici;

● dreptul de a refuza colectarea datelor cu caracter personal de către furnizorul de servicii;

● modalitatea de retragere a consimțământului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal;

● măsurile organizatorice și tehnice întreprinse pentru protecția datelor cu caracter personal ale consumatorilor.

Datele cu caracter personal care fac obiectul prelucrării trebuie să fie prelucrate în mod corect şi conform prevederilor legii; colectate în scopuri determinate, explicite şi legitime, iar ulterior să nu fie prelucrate într-un mod incompatibil cu aceste scopuri; datele trebuie să fie adecvate, pertinente şi neexcesive în ceea ce priveşte scopul pentru care sunt colectate şi/sau prelucrate ulterior; datele trebuie să fie exacte şi, dacă este necesar, actualizate. Datele inexacte sau incomplete din punctul de vedere al scopului pentru care sunt colectate şi ulterior prelucrate se şterg sau se rectifică. Adițional celor menționate, legiuitorul prevede că datele trebuie să fie stocate într-o formă care să permită identificarea subiecţilor datelor cu caracter personal pe o perioadă care nu va depăşi durata necesară atingerii scopurilor pentru care sînt colectate şi ulterior prelucrate.

Datele cu caracter personal trebuie manipulate, adică prelucrate, în siguranță. Acestea trebuie protejate împotriva prelucrării, transferului și accesului ilegal sau neautorizat.

Pentru a prelucra datele personale de la clienți, va trebui să le oferi anumite drepturi de bază prevăzute de lege. Clienții au dreptul de a fi informați despre modul în care sunt utilizate datele lor și de a accesa, de a șterge și, în cazul în care datele lor sunt inexacte sau incomplete, de a  le rectifica . 

De regulă, legea stabilește sancțiuni atunci când o întreprindere încalcă aceste obligații. Aceste sancțiuni pot varia între o amendă sau suspendarea unui anumit tip de activitate a întreprinderii.

Drepturile consumatorului

Pentru a proteja numărul tot mai mare de consumatori activi online, Guvernul a elaborat legi și politici menite să asigure siguranța tranzacțiilor consumatorilor în comerțul electronic. Fără aceste protecții legale, consumatorii ar fi foarte vulnerabili la escrocherii, fraude și alte activități ilicite care își pun în pericol finanțele personale și confidențialitatea datelor.

În general, atunci când vinzi produse sau servicii online, va trebui să furnizezi informații de bază despre produs sau serviciu și despre întreprinderea ta. Ar trebui să acorzi o atenție sporită aranjamentelor de livrare, costurilor și cât în timp vor ajunge mărfurile sau, în cazul serviciilor, durata minimă a contractului și perioada de facturare.

Revocarea comenzii este un drept ce îl au doar clienții persoane fizice cu statut de consumator și se efectuează printr-o notificare către întreprindere. Clientul nu este obligat să motiveze decizia lui de refuzare a comenzii, iar întreprinderea va fi obligată să restituie toate sumele pe care le-a primit drept plată din partea clientului, inclusiv, acolo unde este cazul, pe cele ce acoperă costurile livrării bunurilor de către client. Clientul, la rândul său, este obligat să restituie produsul, iar în cazul contractelor de prestări servicii să compenseze valoarea serviciului deja prestat. Întreprinderea are dreptul să reducă suma restituită clientului dacă valoarea produsului s-a diminuat în legătură cu manipularea necorespunzătoare a acestuia. 

Suplimentar, pentru a evita sancțiuni contravenționale, asigură-te că nu folosești practici comerciale incorecte. Practicile comerciale incorecte sunt, în special, cele înșelătoare și/sau agresive. Ține cont de faptul că practicile comerciale se consideră incorecte dacă: a) sunt contrare cerinţelor diligenţei profesionale; şi b) denaturează sau este susceptibilă să denatureze, în mod esenţial, comportamentul economic al consumatorului mediu la care ajunge sau căruia i se adresează ori al membrului mediu al unui grup, în cazul când o practică comercială este adresată unui anumit grup de consumatori.

Practicile comerciale incorecte sunt clasificate în două tipuri: 1. Înșelătoare - conţine informaţii false sau, în orice alt fel, inclusiv prin prezentarea generală, induce sau poate induce în eroare consumatorul mediu şi, în orice situaţie, determină sau este susceptibilă să determine consumatorul să ia o decizie de tranzacţionare pe care nu ar fi luat-o în altă situaţie; 2. Abuzive - limitează sau este susceptibilă să limiteze considerabil libertatea de alegere sau comportamentul consumatorului mediu în privinţa produsului prin hărţuire, constrângere, inclusiv prin utilizarea forţei fizice sau prin influenţă nejustificată, şi, prin urmare, practica dată îl determină sau este susceptibilă să îl determine pe consumator să ia o decizie de tranzacţionare pe care altfel nu ar fi luat-o.