Încurajează automotivarea

Încurajează automotivarea

Află cum să asiguri un echilibru între abilitățile tale de leadership și management pentru a  spori performanța afacerii tale.

Motivează oamenii să te urmeze

În calitate de lider, ar trebui să scoți în evidență punctele forte ale angajaților tăi, pentru a încuraja, dezvolta talentele și a păstra oamenii valoroși în echipă.

Guvernarea corporativă

Sustenabilitatea afacerii pe termen lung este asigurată prin alegerea unei organigrame  (structuri organizatorice) potrivite pentru managementul și controlul echipei. Guvernarea include  structurile interne și procesele în cadrul întreprinderii pentru a ghida și controla afacerea și relațiile dintre fondatorii, consiliul de administrație, managementul, și alte părți interesate.

La fel, guvernarea cu ajutorul structurii organizatorice și  procese bine definite sprijină comunicarea între angajați și îi ajută să definească obiectivele comune și individuale, precum și rolul lor în echipă. Pentru eficiență întreprinderea trebuie să aibă o definiție și retribuție clară a atribuțiilor și a nivelul de împuternicire pe care le au în exercitarea funcției lor.

Întreprinderea ta poate aplica diverse metode de guvernare, care includ:

● viziunea și misiunea afacerii

● întruniri regulate ale membrilor Consiliului de Administrare

● strategia de dezvoltare și plan de afaceri 

● stabilirea obiectivelor și monitorizarea performanței

● politica de recrutare și motivare a resurselor umane

● reguli și politici operaționale transparente 

Următorul ghid te va ajuta în dezvoltarea structurii organizatorice pentru afacerea ta.

Asigură-te că guvernanța afacerii tale oferă:

— respect pentru opiniile și ideile angajaților;

— devotament față de fondatorii afacerii, managementul întreprinderii și personalul operațional antrenat în dezvoltarea afacerii;

— control intern pentru a asigura integritatea și fiabilitatea tuturor proceselor din cadrul întreprinderii;

— confort în contribuția următoarei generații având o viziune asupra continuității fiind pregătiți pentru schimbări eventuale;

— asigurarea transferului capacităților generației actuale către următoare cu scopul de a crește și a proteja capitalul afacerii în viitor.

Abordarea managerială

Stilurile de management variază de la o afacere la alta și de la o persoană la alta. Stilul pe care îl adopți este în concordanță cu personalitatea ta, domeniu de activitate și de încrederea pe care o ai în angajații tăi. Putem diferenția mai multe stiluri de management: management autocratic, democratic, permisiv, agil.

Stilul autocratic	Stilul democratic	Stilul permisiv	Stilul Agile
Echipele urmăresc să obțină aprobarea de la superiorii lor înainte de a lua decizii, iar managerul joacă un rol major. Managerul refuză să accepte participarea subalternilor la îndeplinirea atribuţiilor manageriale, adoptă în mod unilateral deciziile.	Echipele iau decizii pe cont propriu, fără să solicite mereu la inițiativele superiorilor. Managerii apelează la colaborarea subalternilor atât la stabilirea obiectivelor, cât şi la repartizarea sarcinilor.	Se caracterizează printr-o amplă participare a subordonaţilor nu doar la deciziile referitoare la execuţie, ci şi la deciziile referitoare la obiective. Stabilirea obiectivelor prin consultarea subalternilor duce la identificarea lor cu obiectivele fixate, deci stimulează motivaţia şi interesul.	Presupune focus pe livrarea accelerată a produselor, eficiența maximă a proceselor, o apropiere mai mare de clienți și dorințele lor, echipe autonome, flexibile, cu un grad înalt de implicare.

Stilul tău de management poate varia, de asemenea, în funcție de angajații pe care îi ai și cât de calificați sunt, inclusiv nivelul de interes pe care îl manifestă.

Abilități de leadership

Succesul afacerii tale se bazează pe stilul de management potrivit și pe procese eficiente de luare a deciziilor. În calitate de proprietar de afacere (fondator), trebuie să gestionezi împreună cu angajații cheie și managerii tăi afacerea. Liderii - și echipele lor - trebuie să fie echipați cu abilitățile, capacitățile și capabilitățile necesare pentru a reuși.

Liderii trebuie să fie suficient de agili pentru a adopta stiluri de conducere care să atragă și să motiveze echipele. Implementarea unui leadership eficient necesită lideri echipați cu abilități profesionale și personale echilibrate (cum ar fi încrederea, convingerea și motivația).

Marii lideri simt pulsul afacerii și sunt în ton cu starea de spirit și energia echipelor lor. Acest lucru le permite să stabilească direcția și să împuternicească oamenii să livreze.

Construirea și gestionarea încrederii în rândul angajaților este una dintre cele mai importante abilități necesare unui lider. Pentru a crea o echipă puternică și de succes, un lider trebuie să motiveze și să inspire angajații, precum și să-i instruiască eficient când este necesar. Este important să înveți cum să oferi și să primești feedback de la colegi, mai ales atunci când simțiți că lucrurile nu funcționează așa cum te aștepți.

Managementul conflictelor

Fiecare lider întâlnește situații în care este nevoit să ofere vești mai puțin plăcute, cum ar fi performanțe slabe, redundanță sau realocare a locurilor de muncă. Acest tip de conversație ar trebui abordat imediat și într-un mod bine structurat.

Conflictul nu este necesar să fie de ordin negativ. Eliminarea anumitor probleme poate duce la identificarea unor soluții mai bune. Modul în care gestionezi conflictele dintre angajații tăi și părțile interesate cheie îți pot afecta foarte mult veniturile, productivitatea și moralul.

Există probabilitatea ca unii angajați să nu se simtă confortabil cu confruntarea directă. Prin urmare, ar trebui să configurezi canale anonime de colectare a reclamațiilor - cum ar fi o boxă de reclamații sau o linie telefonică (unele întreprinderi dezvoltă politici în acest sens).

Delegarea 

Delegarea presupune transmiterea responsabilității de a îndeplini anumite sarcini de muncă altor membri ai echipei. Ai grijă atunci când decizi căror colegii vei delega și asigură-te că sarcinile sunt îndeplinite la nivel. Gândește-te la profunzimea și complexitatea sarcinii, termenii limită, competențele necesare și disponibilitatea angajatului.

Identifică cele mai importante aspecte pentru a gestiona cu succes procesul de delegare.

Managementul schimbării

Vizualizează schimbările în contextul strategiei tale de afaceri și determină ce este necesar de întreprins din perspectiva angajaților pentru a asigura schimbarea în mod reușit și sustenabil.

Angajații tăi sunt deosebit de vulnerabili în perioadele schimbărilor semnificative – asigură-te că ei sunt informați și se simt în siguranță.

Gestionează schimbarea, considerând următoarele aspecte:

— Cum vei păstra loialitatea angajaților în perioada schimbării?

— Cum vei gestiona schimbarea?

— Cum vei măsura indicatorii relevanți schimbării?

— Ce și cum vei comunica?

— Cine sunt părțile interesate și cum îi cooptați să participe la schimbare?

— Ce modificări vor fi aduse angajaților: roluri și condiții de muncă noi?

— Ce grupuri sunt afectate cel mai mult, inclusiv clienții și în ce mod?

— Cum vei asigura un leadership de succes în perioada schimbărilor?

Schimbările în business

Schimbările sunt inevitabile pentru afacerea ta și pot fi pe următoarele dimensiuni:

● strategie

● structură, procese și sisteme

● departamente și echipe

● sarcini individuale

● comportament și cultură

Categoria și motivele schimbării vor ghida modul în care intenționezi să implementezi schimbarea. Orice schimbare ar trebui să ia în considerare evoluția fiecărui membru al echipei. Adițional, consultă această secțiune. 

Cum efectuezi schimbări în planul de implementare

Informează echipa despre schimbare, comunicându-i din timp și invită membrii să contribuie cu idei. Oferă schimbării sens al realității, transpunând viziunea în realitate pentru membrii echipei și clarifică ce înseamnă schimbarea pentru fiecare din ei. Abordează adecvat tipurile de schimbare, aliniindu-ți strategia și determinând dacă afacerea este pregătită să promoveze modificările în mod sustenabil. 

Managementul performanței 

Pentru a-ți ajuta angajații să se dezvolte personal și profesional este esențial să urmărești, evaluezi și gestionezi continuu performanța lor. Astfel, poți valorifica cele mai bune abilități ale angajaților tăi și îi poți îndruma către un nivel mai bun de eficiență. Chiar și cei mai buni angajați, vor avea nevoie periodic de îndrumarea și feedback-ul tău.

Definirea obiectivelor de performanță și motivare

Începe prin stabilirea obiectivelor pentru angajații tăi și comunică personal cu ei. La începutul unei perioade de evaluare a performanței, cum ar fi o nouă perioadă de gestiune, menționează clar la ce te aștepți de la ei și stabilește obiective țintă clare și măsurabile. În acest scop, definește KPI-urile și KEI-urile  la nivel de întreprindere, departamental și individual.

Odată ce ai definit obiectivele angajaților tăi, asigură-te că acestea sunt scrise și subsemnate individual de fiecare și după caz înregistrate electronic în sistemul tău de informații a resurselor umane. Pregătește fișele postului pentru fiecare angajat din întreprindere. Fișa de post a angajatului va servi ca îndrumar cu privire la sarcinile sale și totodată va permite efectuarea controlului tematic din partea angajatorului.

Monitorizarea performanței

Examinează în mod regulat performanța, oferind feedback  informal și imediat, inclusiv schimbul de conversații directe sau utilizarea instrumentelor de feedback în decursul unui an prin conversații structurate și ședințe follow-up  cu fiecare dintre angajații tăi.

Este recomandat ca o dată sau de două ori pe an să organizezi ședințe individuale cu angajații tăi pentru a discuta despre performanța acestora. Aceste discuții oferă o oportunitate valoroasă de a te concentra asupra dezvoltării carierei unui angajat, pe de-o parte și de a oferi ghidaj individual angajaților ceea ce le va spori motivația și performanța,pe de altă parte. Asigură-te că ești pregătit pentru acest proces și că ești familiarizat cu anumite formalități care sunt așteptate de la tine ca lider.

Rezultate și recompense

Rezultatele evaluărilor de performanță ar trebui să-ți afecteze în mod direct promovarea și remunerarea angajaților și implicit obținerea loialității acestora. Identifică KPI-urile afacerii tale (indicatori cheie de performanță) și KEI-uri (indicatori cheie de angajament) și adaptează-le la echipele / departamentele interne și în particular la membrii echipei tale.

Exemple KPI individuale

Exemple KEI individuale

●      planul de vânzări ●      numărul de clienți contactați/vizitați/achiziționați ●      rata de loialitate a clienților ●      numărul de parteneri cooptați ●      numărul de contracte gestionate ●      rata rebutului per angajat ●      costuri operaționale per angajat ●      rata creanțelor raportată la total vânzări pe termeni de scadență (30,60,90 zile)

●      programul de dezvoltare personală (asigurarea sălii de fitness, grădinița pentru copii angajatului, cursuri de dezvoltare personală) ●      cultura corporativă, modul de comunicare și implicare, asigurarea transparenței   planului de ascensiune în carieră  ●      programul de dezvoltare a abilităților tehnice ●      programul suplimentar de asigurare medicală ●      programul de asigurare logistică (cost deplasări, automobil de serviciu) ●      concursuri motivaționale ”Angajatul anului/lunii” ●      programul salarial (salariu, premii, bonusuri și alte facilități financiare)

Analiza formelor de evaluare ar trebui să conducă la acțiuni bazate pe rezultatele obținute. Ai putea oferi recompensă sau să promovezi angajații care au:

● demonstrat clar capacitățile necesare pentru nivelul următor

● prezentat o expunere adecvată în rolul actual cu capacitate dovedită de a face față unei complexități crescute și a unei varietăți de circumstanțe

● manifestat performanță ridicată constantă dovedită de evaluările de performanță ale anilor trecuți

● prezentat contribuții semnificative la programe speciale și proiecte interne

● arătat o motivație puternică sau au întrunit alte cerințe de calificare pentru promovare.

Fidelizarea angajaților

Afacerea ta trebuie să creeze condiții pentru a reține talentele. Pierderea talentelor de top înseamnă pierderea cunoștințelor și abilităților critice din cadrul întreprinderii. Acest lucru poate fi în detrimentul afacerii tale, iar costurile indirecte legate de fluctuația angajaților pot crește.

Cum păstrezi angajații?

Un angajat motivat este mai puțin probabil să părăsească afacerea decât unul nemotivat. Angajații implicați sunt dedicați organizației în care activează, demonstrează niveluri mai ridicate de performanță și sunt, în general, mai motivați să lucreze și să contribuie la succesul afacerii. Folosește abordarea KPI și KEI pentru a-ți motiva angajații.

Sentimentul de apartenență va determina angajații să se implice personal în afacerea ta, făcându-i să-și dorească să rămână și să se dezvolte odată cu afacerea ta. Întreprinderile cu un nivel redus a ratei de rotație a angajaților depun mai puțin efort pentru păstrarea angajaților.

Înțelegând ceea ce determină sau inhibă motivarea angajaților, vei putea trata cauza principală a oricăror probleme și vei obține beneficii pe termen lung, inclusiv:

● sporirea capitalului uman

● ambianță de lucru plăcută

● angajați motivați

● sporirea inovațiilor

● performanțe înalte 

Există o gamă largă de factori motivaționali:

● nivelul de satisfacție la locul de muncă

● colaborarea, dezvoltarea și oportunitățile de creștere în carieră pentru viitor

● inițiativa de echilibrare a vieții profesionale și celei personale

● remunerarea salarială și beneficii

● stilul de leadership și managementul echipei

● implicare, comunicare, feedback și recunoaștere

● apartenență organizațională

● resursele disponibile la locul de muncă.

Află ce aspecte importante trebuie să consideri pentru a păstra angajații, implicând cheltuieli reduse.  

Identifică angajații cheie

Nu este întotdeauna posibil să păstrezi fiecare angajat - unii vor pleca din întreprinderea ta, pe alții nu vei dori să-i păstrezi, iar alții vor pleca din motive cărora nu te poți opune. Prin urmare, este important să te concentrezi asupra angajaților cheie care sunt de mare valoare pentru afacerea ta.

Ar trebui să-ți propui să păstrezi angajații performanți pe care i-ai identificat în timpul procesului de evaluare a performanței, angajații care îndeplinesc funcții critice și cei care posedă abilități specifice esențiale pentru afacerea ta. De asemenea, reține că afacerea ta necesită un mix echilibrat de abilități și cunoștințe diferite pentru a opera fără întreruperi.

În cazul în care angajații înalt calificați intenționează să plece, motivează-i să rămână oferindu-le remunerare și/sau alte beneficii non-financiare. Cu toate acestea, ține cont și de angajații care sunt fericiți să rămână, or ei sunt de asemenea valoroși și ar trebui răsplătiți corespunzător.

Politica de motivare

Pentru a păstra cei mai valoroși angajați, ar trebui să ai o politică de motivare clară și potrivită afacerii tale, care să includă organigrama și evaluarea performanței angajaților.

Unii angajatori se focusează mai mult pe remunerări direct proporționale cu performanța angajatului, decât pe remunerarea fixă, în timp ce alții se pot concentra pe beneficii și alte tipuri de remunerare non-financiară. 

Definirea politicii de remunerare îți permite să înțelegi dacă ești competitiv în ceea ce privește salariul fix și mai puțin competitiv în ceea ce privește beneficiile sau invers. Principiile de remunerare ar trebui să fie determinate, în cele din urmă, de nevoile afacerii tale.

Atunci când analizezi piața și alegi întreprinderile cu care să te compari, ia în calcul următorii factori:

— Dețin funcții similare sau comparabile

— De unde ai putea atrage talente sau unde există riscul de migrare a angajaților tăi

— Operează în aceeași răspândire geografică sau jurisdicție

— Este de dimensiune similară ca și întreprinderea ta după număr de angajați 

Reține că o politică de motivare este una de aspirație, iar capacitatea de a o respecta sau actualiza depinde de  ceea ce afacerea poate susține în practică. 

Exemplu ilustrativ al implementării unui sistem de recompensă

O afacere mică de producere a pastelor făinoase se confruntă cu provocarea de a păstra angajații potriviți cu abilități specifice implicați în procesul de producție. Afacerea a evoluat constant de-a lungul anilor, dar are un potențial limitat de creștere organizațională și a veniturilor. Antreprenorul trebuie să păstreze angajații cheie, dar este limitat în creșterile salariale semnificative. Proprietarul decide să introducă o formă de motivație non-financiară pentru retenția angajaților:

— o primă de o anumită cotă procentuală atunci când producția și veniturile totale arată o creștere de cel puțin 20% față de anul precedent

— o primă fixă de sărbătorile de Crăciun

— zile libere pentru anumite date și evenimente de familie și personale, cum ar fi ziua de naștere a angajatului sau prima zi/absolvirea școlii a copiilor angajatului

— o cină anuală pentru angajați și familiile acestora.

Orarul flexibil de muncă

Programul de lucru flexibil te poate ajuta să păstrezi, dar și să atragi angajați, permițându-le să lucreze într-un mod care să se potrivească mai bine situațiilor lor unice și responsabilităților personale pe care le au. 

Motivele de a opta pentru un program de lucru flexibil:

● responsabilități parentale 

● alte responsabilități în familie

● creșteri de eficiență și productivitate

● interese sportive

● voluntariat sau muncă în folosul comunității

● oferte de muncă pe jumătate de normă sau roluri mai puțin exigente fizic pentru angajații care se apropie de vârsta de pensionare

● înmatricularea în programe de studii

● întoarcerea de la serviciu după concediu prelungit. 

Flexibilitatea prestării muncii mai poate include și : 

● utilizarea tehnologiei de colaborare (programe soft de colaborare sau comunicare între membrii echipei)

● Inventarea noilor modalități de a crește autonomia angajaților

● o săptămână de lucru scurtată, cum ar fi patru zile de muncă în loc de cinci

● munca de acasă în zilele planificate sau neplanificate

● program flexibil în zile programate

● munca temporară din oficiul unei alte întreprinderi

● pauze în carieră

● aprobarea concediilor suplimentare

● concediu neplătit

● munca pe jumătate de normă

● împărțirea atribuțiilor și sarcinilor de muncă.

Asigură-te că strategia cu privire la flexibilitatea orarului de muncă prevede că toți angajații tăi care au un program de muncă flexibil, sunt responsabili personal pentru reușita propriilor sarcini. Aceștia ar trebui să comunice aranjamentele în mod deschis și transparent cu tine și cu membrii echipei lor, precum și cu clienții sau consumatorii, după caz. Adițional, asigură-te că orarul de muncă ales corespunde cerințelor juridice cu privire la timpul de lucru.