Extinderea afacerii online

Sfaturi pentru tine !

● Pașii inițiali includ următoarele întrebări de evaluare: 

— Are afacerea ta competențele necesare pentru a efectua transformarea digitală? 

— Sunt angajații tăi entuziasmați de schimbările care urmează?

— Ești gata să investești pentru ca angajații tăi să obțină noi abilități/ cunoștințe?

— Va crea digitalizarea o necesitate de a dobândi noi competențe sau capacități? 

● Când evaluezi resursele disponibile, întreabă: 

— Ai potențial investițional sau financiar?

— Întreprinderea ta  colectează și păstrează  toată informația necesară: ai suficiente date despre clienți, furnizori, linii de producție, utilaje, sisteme, produse și servicii?

— Sunt deciziile sau procesele decizionale bazate pe datele disponibile sau practici comune de lungă durată? 

— Cum este poziționată afacerea ta în comparație cu concurenții din aceeași industrie sau domeniu în ceea ce privește resursele sau competențele necesare pentru digitalizare?

— Care este statutul suportului IT în afacerea ta? Cât de bine sunt integrate instrumentele digitale și software-urile IT în cadrul operațiunilor și proceselor afacerii?

Sfaturi pentru tine !

● Ia ca reper colegii, concurenții și liderii din domeniu. În baza poziției tale și a tendințelor din cadrul sectorului tău de industrie, încearcă  să prezici tendințele și să utilizezi abilitățile digitale pentru a livra produse și servicii de calitate superioară clienților.

● În timp ce utilizezi tehnologia pentru a oferi o experiență remarcabilă clienților, cultivi aptitudinea și cultura internă în direcția inovării, sustenabilității și a agilității.

● Evaluează care abilități le poți găsi pe intern și care le poți genera în exterior.

● Utilizează tehnologiile și soluțiile care au fost deja identificate pentru a accelera procesul de digitalizare. 

● Clienții duc impresiile create în timpul celor mai bune experiențe online în toate domeniile vieții lor. Afacerea ta trebuie să îndeplinească așteptările stabilite de alte companii, apoi să stabilească așteptări - mai mari - prin captarea, analizarea și acționarea rapidă ca  răspuns la informația pe care o obții din datele cu privire la clienți. 

● Preia aceleași platforme de comunicare pe care le folosesc clienții tăi. Afacerea ta ar trebui să fie activă și disponibilă pe platformele de socializare preferate de ei și pe alte canale. 

● Stabilește procesele și modul pentru reproiectarea digitală. 

 Sfaturi pentru tine !

● Când alegi noi sisteme sau soluții IT, optează pentru cele care au dat dovadă de stabilitate și fiabilitate în cadrul sectorului tău. Acest lucru este deosebit de important pentru soluțiile orientate către consumatori sau clienți. Încrederea și fiabilitatea sunt factori importanți în relațiile tale și tehnologia le poate influența.

● Fii gata să investești în tehnologii, chiar dacă, în primii ani de implementare, acest lucru îți va reduce marjele. În unele sectoare ale industriei, eșecul investițiilor în comerțul electronic, adică activitatea de întreprinzător a persoanelor fizice şi juridice de vânzare a bunurilor, executare a lucrărilor sau prestare a serviciilor, efectuată cu utilizarea comunicărilor electronice şi/sau a contractelor electronice, ar putea să te  scoată din afaceri pe termen lung.

● Strategia și obiectivele tale de afaceri ar trebui să fie bine definite , iar abordarea și strategia ta IT trebuie să le completeze.

● Odată ce ai început să implementezi tehnologii și soluții IT, lucrează continuu asupra stimulării inovației în interiorul întregii întreprinderi și culturii bazate pe tehnologii. Asigură-te că soluțiile sunt utilizate conform scopurilor corecte ale acestora. Concentrează-te pe deciziile bazate pe date. Atunci când implementezi soluții, ia abordarea „adoptă, nu te adapta”, ceea ce înseamnă că, dacă oricare dintre procesele tale nu sunt configurate corect sau sunt ineficiente, adoptă noi procese bazate pe tehnologii și nu adapta tehnologia la modul tău de a face lucrurile.

● De exemplu, dacă analizezi opțiunea implementării unui software de contabilitate care îți este disponibil într-o formă complet funcțională, care poate fi utilizat imediat după instalare, adaptează funcționarea contabilității interne, procesele și logica conform configurării și logicii software-ului. Evită adaptarea software-ului la funcțiile și procesele interne, deoarece acest lucru poate genera procese mai complexe și costuri suplimentare de implementare.

Reține !

Când înființezi o afacere online de succes concentrează-te pe următoarele aspecte:

— Creează un magazin online simplu, atractiv și fiabil.

— Ia în considerare orice reglementări fiscale și legale cu privire la administrarea magazinului online.

— Nu neglija logistica, deoarece aceasta este o extensie a serviciului tău către client.

— Asigură-te că afacerea ta are o strategie profesionistă de marketing digital .

— Fii conștient de abilitățile și know-how-ul necesar pentru deschiderea și operarea unui magazin online; dacă este necesar, solicită ajutor extern și sprijin în aceste domenii.

Unitatea comercială de comerț cu amănuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin internet, potrivit Nomenclatorului unităților comerciale, aprobat prin anexa nr. 5 la Legea nr. 231/2010 cu privire la comerțul interior, reprezintă unitatea care desfășoară activitate de comerț electronic fără a dispune de suprafață comercială.

Taxa pentru unităţile comerciale şi/sau de prestări servicii, reieșind din prevederile art. 293 alin. (5) din Cod Fiscal, se va calcula din ziua indicată de către autoritatea administrației publice locale în notificările corespunzătoare și până în ziua în care termenul de valabilitate al notificărilor a expirat sau acestea au fost suspendate, anulate sau retrase în modul stabilit de legislația în vigoare.

Prin urmare, persoanele specificate la art. 290 lit. e) din Cod Fiscal, care dispun de unități comerciale, supuse procedurii de notificare și pentru care autoritatea administrației publice locale, prin decizie anuală a stabilit taxa, au obligația de a o calcula și achita, precum și de a prezenta darea de seamă corespunzătoare.

Conform Instrucțiunii privind evidența contribuabililor, aprobată prin Ordinul SFS nr. 352/2017, subdiviziune reprezintă o unitate structurală a întreprinderii, instituţiei, organizaţiei (filială, reprezentanţă, sucursală, secţie, magazin, depozit etc.), situată în afara locului ei de reşedinţă de bază, care exercită unele din atribuţiile acesteia. Clasificatorul tipurilor subdiviziunilor, expus în anexa nr. 14 la Instrucţiune, prevede tipul subdiviziunii „Magazin online”. Astfel, la declararea subdiviziunii de tipul "magazin online" în Cerere/Constatare privind înregistrarea/lichidarea şi suspendarea subdiviziunilor/obiectelor impozabile se va completa obligatoriu adresa de e-mail, adresa amplasării unităţii comerciale şi adresa paginii web a magazinului on-line.

Din punct de vedere legal, un magazin online, pe lângă elementele de design specifice afacerii tale, trebuie să conțină și toate elementele obligatorii, care de regulă se compilează într-o secțiune cu genericul ”Termeni și condiții”. Aceste informații trebuie să includă:

• principalele caracteristici ale bunurilor sau serviciilor, corespunzător cu mijlocul de comunicare utilizat şi cu bunurile sau serviciile în cauză;

• denumirea completă sau prescurtată, în limba de stat, şi numărul de identificare de stat (IDNO) ale întreprinderii ori, respectiv, numele, prenumele şi numărul de identificare de stat (IDNP) ale întreprinzătorului individual;

• adresa sediului la care este stabilit profesionistul, numărul de telefon şi adresa de poștă electronică ale acestuia;

• adresa locului în care profesionistul îşi desfășoară activitatea, în cazul în care aceasta este diferită de sediu;

• prețul total al bunurilor sau serviciilor cu toate taxele incluse sau, în cazul în care costul nu poate fi calculat din timp în mod rezonabil dată fiind natura bunurilor ori a serviciilor, modalitatea de calcul al prețului şi toate costurile suplimentare de transport, de livrare, taxele poștale ori de orice altă natură sau, în cazul în care acestea nu pot fi calculate din timp - modalitatea de calcul a prețului;

• modalitățile de plată, livrare, executare, data până la care sau termenul în care profesionistul se angajează să livreze bunurile sau să presteze serviciile;

• în cazul în care există un drept de revocare, condițiile, termenul şi procedurile de exercitare a dreptului respectiv;

• o mențiune referitoare la existența unei garanții legale privind conformitatea bunurilor;

• acolo unde este cazul, durata contractului sau, dacă contractul este încheiat pe o durată nedeterminată ori urmează să fie reînnoit de plin drept, condițiile de rezoluțiune;

• acolo unde este cazul, existența şi condițiile aferente avansurilor sau altor garanții financiare care trebuie plătite ori oferite de consumator la cererea ta;

• acolo unde este cazul, funcționalitatea, inclusiv aplicarea unor măsuri tehnice de protecție pentru conținutul digital;

• acolo unde este cazul, posibilitatea şi modalitatea de a recurge la o procedură extrajudiciară de depunere şi soluționare a reclamațiilor.

Ține cont că orice consumator are dreptul legal de revocare care constă posibilitatea de a se retrage dintr-un contract încheiat cu un profesionist (contracte care de obicei sunt de adeziune), fără a fi nevoiți să ofere o justificare și fără a suporta alte costuri decât cele prevăzute de lege. Termenul standard de revocare poate fi exercitat timp de 14 zile începând de la data încheierii contractului sau de la data primirii bunurilor. În situația în care profesionistul nu a furnizat informațiile necesare privind drepturile de revocare termenul se extinde la 12 luni.

Ca profesionist ai obligația de a-ți informa clienții despre dreptul lor de revocare în mod clar și comprehensibil, pe un suport durabil. Aceasta trebuie să includă informații despre modul de exercitare a dreptului, termenul de revocare și adresa la care trebuie trimisă notificarea de revocare.

Consumatorul își poate exercita dreptul de revocare prin notificarea profesionistului fără a fi necesară justificarea deciziei. Notificarea trebuie să fie clară, să cuprindă date identificatoare ale consumatorului și a contractului încheiat. Consumatorului trebuie să returneze produsele în termenul stabilit în funcție de tipul produsului sau de a face orice altă notificare neechivocă în care să-și exprime decizia de revocare a contractului. În termen de 14 zile din momentul notificării de revocare consumatorul trebuie să trimită înapoi bunurile sau să le predea profesionistului ori unei persoane autorizate de acesta să recepționeze bunurile. Consumatorul va suporta cheltuielile pentru returnarea produsului, cu excepția cazului în care profesionistul acceptă să le suporte desinestătăor.

Agentul economic trebuie va restitui plata recepționată la încheierea contractului folosind aceleași modalități de plată ca și cele folosite de consumator pentru plata inițială (inclusiv costul livrării) în termen de 14 zile. Dacă bunurile în mod normal nu pot fi restituite prin poștă, profesionistul va prelua bunurile pe cheltuiala sa.

Drept efect, revocarea contractului duce la rezoluțiunea acestuia, eliminând obligațiile pentru ambele părți. În cazul în care consumatorul a efectuat o comandă ori s-a încheiat un antecontract, revocarea stinge obligațiile ambelor părți de a încheia contractul în temeiul respectivei comenzi sau, după caz, antecontract. Exercitarea de către consumator a dreptului de revocare are ca efect și rezoluțiunea de drept a contractului legat de contractul care se revocă.

Există și excepții de la regula aplicării dreptului de revocare, și anume contracte în cadrul cărora nu poate fi aplicat dreptul de revocare, după cum urmează:

a)    contractele de prestări servicii, după executarea completă a serviciilor, dacă executarea a început cu acordul prealabil expres al consumatorului și după ce acesta a confirmat că a luat cunoștință de faptul că își va pierde dreptul la revocare odată cu executarea completă a contractului de către profesionist. Excepția dată nu se aplică în cazul în care profesionistul nu a obținut consimțământul explicit al consumatorului, însă l-a dedus utilizând opțiuni incluse în mod automat pe care consumatorul trebuie să le respingă pentru a evita executarea serviciilor sau clauze din condițiile contractuale standard, înainte de expirarea termenului de revocare.

b)    contractele de furnizare de bunuri sau servicii al căror cost depinde de fluctuațiile de pe piețele financiare, pe care profesionistul nu le poate controla și care pot avea loc pe parcursul termenului de revocare;

c)    contractele de furnizare de bunuri care nu sînt prefabricate, fiind realizate pe baza opțiunilor individuale sau a deciziei consumatorului ori personalizate în mod clar;

d)    contractele de furnizare de bunuri care sînt susceptibile a se deteriora sau a expira rapid;

e)    contractele de furnizare de bunuri sigilate, care nu pot fi returnate din motive de protecție a sănătății sau din motive de igienă și care au fost desigilate de consumator;

f)     contractele de furnizare de bunuri care sînt, după livrare, potrivit naturii acestora, inseparabil amestecate cu alte elemente;

g)    contractele de furnizare de băuturi alcoolice al căror preț a fost convenit în momentul încheierii contractului de vânzare-cumpărare, a căror livrare nu poate fi efectuată înainte de 30 de zile şi a căror valoare reală depinde de fluctuațiile de pe piață pe care profesionistul nu le poate controla;

h)    contractele în cazul cărora consumatorul i-a solicitat în mod expres profesionistului să se deplaseze la domiciliul său pentru a efectua lucrări urgente de reparație sau de întreținere. Dacă, cu ocazia unei astfel de vizite, profesionistul prestează alte servicii, în afara celor solicitate în mod expres de consumator, sau furnizează alte bunuri decât piesele de schimb indispensabile pentru executarea lucrărilor de reparație sau de întreținere, dreptul de revocare se aplică respectivelor servicii sau bunuri suplimentare;

i)     contractele de furnizare de înregistrări audio sau video sigilate sau de programe informatice sigilate care au fost desigilate după livrare;

j)     contractele de furnizare de ziare, reviste și alte publicații periodice, cu excepția contractelor de abonament pentru furnizarea de astfel de publicații;

k)    contractele încheiate în cadrul unei licitații deschise;

l)     contractele de prestare de servicii de cazare, pentru alte scopuri decât cel rezidențial, servicii de transport de mărfuri, inclusiv închirierea unităților de transport în scop de transport de mărfuri la o anumită zi, servicii de închiriere de autovehicule pentru transportul de pasageri, care includ cel mult 8 locuri în afară de cel al șoferului, servicii de catering sau în legătură cu agrementul, în cazul în care contractul prevede o dată sau un termen de executare specifică;

contractele de furnizare de conținut digital care nu este livrat pe un suport material, dacă prestarea a început cu acordul expres prealabil al consumatorului și cu confirmarea acestuia că, în momentul în care își dă acordul, el își va pierde dreptul de revocare.

Reține ! 

Facebook și platformele similare sunt locuri eficiente pentru a-ți găsi piața și pentru a testa ideile. De obicei, acestea sunt eficiente din punct de vedere al costurilor și oferă feedback în timp real. Rețelele sociale (de socializare) pot, de asemenea, permite să-ți ajuți clienții în mod mai direct, atenuând traficul și ‘punctele dureroase’ în alte sectoare a afacerii. Rețelele  sociale (de socializare) oferă date voluminoase care sunt folositoare în cadrul afacerii – nu sunt doar un instrument de marketing, dar și o sursă prețioasă de informații despre detalii cu privire la comportamentul și tendințele clienților. 

 Bine de știut ! 

● Următoarele cinci competențe tehnice vor deveni din ce în ce mai importante în stimularea dezvoltării:

— asimilarea și colectarea datelor: abilitatea echipei de a colecta și cantități mari de date

— specializarea în tehnologii emergente: angajați cu abilități în înțelegerea și implementarea tehnologiilor emergente

— securitatea cibernetică 

— modelarea scenariilor 

— o gândire direcționată spre transformare digitală. 

Ultimele trei sunt necesare pentru a duce cu succes schimbarea în afacerea ta.  

● La fel de importante sunt abilitățile soft , cum ar fi empatia, persuasiunea și inteligența emoțională. În unele companii , acestea nu au fost prioritizate în mod tradițional ca abilități  de bază, având în vedere concentrarea lor asupra aspectelor comerciale. Totuși, angajații tăi ar trebui să posede  abilități soft pentru a avea o înțelegere mai profundă a clientului și o abordare centrată pe acesta,  asemenea mod de abordare fiind așteptat  de la afacerile digitale. Aceste abilități vor deveni foarte importante în afacerile în care automatizarea duce orientarea afacerilor de la aspectele comerciale către rezolvarea problemelor complexe și dezvoltarea experiențelor adaptate și centrate pe client. 

● În cele din urmă, liderii și proprietarii de afaceri vor trebui să dețină o gamă suplimentară de abilități de management, inclusiv să răspundă cu agilitate la schimbări și riscuri, să conducă o echipă diversă și să încurajeze alianțe de colaborare cu furnizori externi și terți.

Sfaturi pentru tine! 

Majoritatea întreprinderilor se confruntă cu trei obstacole majore atunci când își construiesc cadrele instruite digital. Abordarea acestora va necesita o gândire inovativă și modificări semnificative ale practicilor existente.

● Perfecționarea rapidă: instituie sesiuni de învățare interne sau instruiește angajații la persoane terțe care prestează astfel de servicii. Acestea vor fi foarte utile cu tehnologii specifice de producție sau cu platforme specializate care au deja instruire structurată disponibilă, cum ar fi Booking.com sau Airbnb.

● Perfecționarea unei echipe multigeneraționale : implementează un mentorat inversat pentru lideri, stagiunea digitală și implicarea ambasadorilor tinerei generații. Acest lucru este util pentru multe IMM-uri tradiționale, unde generațiile mai în vârstă de proprietari sau lideri nu sunt obișnuiți să conducă afacerea în lumea digitală.

● Stimularea personalului pentru dezvoltarea unui spectru larg de abilități: construiește un mecanism din ‘hard skills’ (abilități profesionale) și ‘soft skills’ (abilități moi, digitale), asociază aceste abilități cu o serie de roluri și utilizează-le pentru a identifica progresul profesional. Acest lucru va încuraja angajații să-și fortifice capacitățile.

Profesioniști care sunt dispuși să învețe joacă un rol esențial în facilitarea transformării digitale. Câștigul, într-o lume condusă de tehnologii, necesită cele mai bune capacități digitale pentru a-l asigura.

Sfaturi pentru tine! 

● Sistemele integrate avansate pot ajuta întreprinderile să întocmească procese de afaceri care minimizează costurile. Gestionarea riscurilor este o componentă fundamentală a oricărei implementări de sistem, indiferent dacă aplicațiile sunt pachete standard de planificare a resurselor întreprinderii (enterprise resource planning, ERP) , cum ar fi Asana, Trello, Google suite, Agile SCRUM Master, sau unele sisteme personalizate special pentru întreprindere.

● Atunci când implementați sisteme integrate noi, viteza este esențială pentru profitabilitate. Drept rezultat, poate exista tentația de a neglija securitatea și controalele eficiente la proiectare și la implementare. Această scăpare poate duce la controale inadecvate ale procesului și la niveluri ridicate de risc de securitate sau la alte defecțiuni ale sistemului. Puneți accentul întotdeauna pe securitate chiar și în detrimentul vitezei. 

Sfaturi pentru tine ! 

● Utilizează platformele și instrumentele digitale existente pentru a gestiona documentele. Profită la maxim de resursele disponibile, cum ar Excel, sisteme de gestiune a datelor, sisteme ERP, și așa mai departe.

● Ia în considerare instrumentele digitale și software-urile pentru procesele de afaceri. De asemenea, evaluează și numeroase softuri și aplicații mobile disponibile sau care pot fi adaptate la necesitățile tale. Iată câteva tipuri de sisteme de gestionare alături de soluțiile digitale populare, dar:

● Discută cu clienții, consumatorii și vânzătorii cum să semnați și să primiți documentele necesare și ce fel de semnături sunt admisibile, cum ar fi versiunile scanate, semnătura electronică, și altele. Semnăturile electronice pe care le utilizezi, trebuie să fie aplicate cu respectarea Legii nr. 124/2022 privind identificarea electronică și serviciile de încredere.

● Profită de opțiunile bancare online și de tehnologiile mobile pentru a efectua tranzacțiile acolo unde este posibil.

● Instituie procesele digitale. Utilizează instrumentele și software-urile existente acolo unde este posibil sau caută furnizori externi sau terți:

— managementul clienților → stocarea detaliilor esențiale și a comportamentului clienților tăi.

— gestionarea depozitului și a stocurilor → ținerea evidenței stocurilor și utilizarea acestora drept bază pentru planificare

— procesele digitale de integrare online a clienților → dacă nu sunt disponibile instrumente sofisticate, utilizați soluții simple, cum ar fi integrarea e-mailurilor și bazele de date interne.