Dezvoltarea modelului de operare

Managementul operațiunilor se referă la creșterea eficienței transformării intrărilor în ieșiri, prin planificarea, organizarea și supravegherea operațiunilor comerciale

Elementele cheie ale modelului de operare 

Afacerea ta  ar trebui să stabilească procese și practici relevante pentru a asigura eficiența și durabilitatea pe termen lung. În cadrul afacerii, managementul operațional va cuprinde în principal gestionarea domeniilor legate de producție, productivitate, calitate și costuri.

Un model de operare subliniază modul în care îți  utilizezi  resursele în operațiunile de zi cu zi. În esență, arată cum creați și furnizați produsele și serviciile către clienții tăi.

Modelul descrie operațiunile printr-un număr de nivele diverse, dar interdependente.

Procese și funcții - operațiunile de afaceri și tot ceea ce faci pentru a-ți conduce afacerea

·         finanțe

·         resurse umane

·         IT

·         operațiuni cu clienții

·         lanțuri de aprovizionare și furnizare

·         gestionarea riscurilor.

Persoane 

·         linii de raportare

·         seturi de abilități, rolurile și responsabilitățile necesare

Include o organigramă cu definiții clare ale pozițiilor și conexiuni directe la procesele tale.

Modele de furnizare a serviciilor

ce și unde se va face. Identifică ce capacități sunt livrate și în ce mod.

Tehnologie 

mediile, aplicațiile și integrările care activează și automatizează procesele.

Statistici și date privind performanța - ce informații vor fi raportate și în ce mod

·         cerințele față de informații: datele de care vei avea nevoie pentru a obține informațiile tale

·         indicatori cheie de performanță: un sistem de valori care contează pentru afacerea ta

·         învață gestionarea datelor: menținerea unei singure surse autentice pentru datele esențiale de afaceri

Utilizează aceste aspecte pentru a spori perspectivele comerciale și pentru a optimiza procesul de luare a deciziilor.

Administrarea (guvernanța corporativă)

modul în care afacerea este condusă. Definește separarea atribuțiilor, a controalelor și politicilor interne care ar trebui să existe.

Operațiunile de afaceri

Operațiunile de afaceri ar trebui să fie aliniate viziunii și obiectivelor tale strategice, iar modelul tău de operare te va ajuta să împarți rolurile, etapele de referință, indicatorii cheie de performanță (KPI) și rezultatele obținute în timp, oferind idei clare privitor la modul în care fiecare aspect al afacerii tale funcționează. Pentru o afacere mică, acest aspect ar însemna definirea obiectivelor pentru fiecare zi.

Dacă este construit corect, modelul tău de operare va susține modificările rapide și efective din cadrul afacerii. Modificările din cadrul afacerii tale pot eșua dacă modelul tău de operare nu poate oferi suportul necesar pentru gestionarea acestora. De exemplu, trecerea la un nou canal de vânzări fără a avea operațiuni de distribuție bine dezvoltate ar putea eșua.

Află despre modelele operaționale de bază.

Riscurile operaționale și asigurările

Este important să știi cum să identifici riscurile și respectiv, să propui acțiuni și mecanisme pentru a minimiza impactul pe care aceste riscuri le pot avea asupra afacerii tale. Riscurile potențiale ar trebui monitorizate continuu pentru a asigura supraviețuirea și durabilitatea afacerii.

Gestionarea riscurilor 

Un risc reprezintă probabilitatea survenirii unui eveniment sau a unei circumstanțe care ar afecta negativ afacerea ta. Riscurile pot apărea în orice aspect al afacerii tale și ar putea duce  la consecințe negative sau daune  în multe domenii ale afacerii tale.

Fiecare tip de afacere are propriile tipuri de risc specifice. De exemplu, comercianții cu amănuntul pot fi mai preocupați de riscurile de securitate (cum ar fi produsele furate), în timp ce întreprinderile de logistică și transport vor acorda o atenție deosebită riscurilor operaționale (cum ar fi asigurarea livrărilor lor la termen).

Deși este solicitant, identificarea și gestionarea riscurilor este esențială pentru înțelegerea și minimizarea efectelor acestora asupra afacerii tale. Identifică riscurile posibile care ar putea afecta afacerea ta și utilizează un model care te ajuta să le evaluezi.

Planurile de gestionare a riscurilor subliniază riscurile comune care ar putea apărea în afacerea ta și oferă strategii pentru a le face față. Acestea ar trebui să te ghideze în alocarea timpului și a resurselor necesare pentru gestionarea riscurilor așteptate și pentru a face față celor neașteptate.

MAI MULT

Definește și acordă prioritate controalelor esențiale necesare pentru a reduce frauda și de asemenea, pentru a spori conformitatea, identificarea și raportarea riscurilor. De exemplu, stabilește un proces de comparare a formularelor de comandă și a notelor de expediere înainte de a distribui produse pentru a te asigura că articolele potrivite sunt trimise clienților tăi. Asigură-te că aceste controale esențiale sunt în vigoare și că implementezi după necesitate. Angajează o persoană care să efectueze periodic aceste verificări dacă angajații tăi nu au timp să implementeze aceste controalele.

Pentru a asigura o funcționare eficientă a controalelor, stabilește un cadru de asigurare pentru a le monitoriza. Din când în când, colectează mostre aleatorii și verifică însuși corespondența documentelor.

Creează planuri de rezervă ce ar face față absenței angajaților cheie responsabili de monitorizarea controalelor esențiale. Dacă persoana responsabilă de control este absentă de la locul de muncă, stabilește cine ar trebui să își asume responsabilitatea pentru obligația dată.

Riscul operațional

Înțelege riscurile cheie pe care le-ai putea întâlni în privința operațiunilor comerciale și lanțurilor de aprovizionare. Pentru afacerea ta, riscurile operaționale sunt provocări pe care le poți întâlni în operațiunile de zi cu zi, cum ar fi: furtul sau deteriorarea activelor fizice, bunurile perisabile, atacurile cibernetice, pierderile rezultate din luarea unor decizii strategice comerciale nereușite, furtul de date sau frauda.

MAI MULT

Există multe scenarii în care funcționarea de zi cu zi a afacerii tale poate fi afectată negativ. Cu toate acestea, ar trebui să acorzi o atenție deosebită scurgerilor de date și perioadelor de inactivitate ale afacerii.

Atacul cibernetic, perturbarea mediului (cum ar fi furtunile) sau alte dezastre (cum ar fi incendiile sau inundațiile), pot opri afacerea ta de la funcționarea normală. Fără rezerve financiare semnificative, chiar și o scurtă pauză din comerț poate fi dăunătoare pentru afacerea ta. Având la dispoziție un plan de continuitate a activității, acesta te poate ajuta să gestionezi astfel de situații.

Asigurarea afacerii

După ce ai identificat riscurile comerciale, ia în calcul obținerea unei asigurări potrivite pentru afacerea ta, astfel vei oferi o protecție suplimentară pentru activele tale față de riscurile pe care nu le poți atenua , cum ar fi accidentele, calamitățile naturale și litigiile.

MAI MULT

Cât va costa asigurarea depinde de tipurile de asigurări de care ai nevoie și de alți factori, cum ar fi: dimensiunea afacerii tale, asiguratorul tău și statul în care desfășori activitatea.

MAI MULT

Aspecte juridice

Examinează aspectele juridice comune pe care ar trebui să le iei în considerare afacerile tale pentru ca operațiunile să se desfășoare fără probleme.

Executarea și rezoluțiunea  contractului

Un set de instrumente contractuale bune privind soluționarea disputelor  pot sprijini relațiile comerciale în curs și pot ajuta părțile să ajungă la un acord fără a fi nevoie să se adreseze instanței. Pentru mai multe informații despre gestionarea contractelor, accesează acest link

     ● Înțelege contractele cu principalii furnizori. Contractele tipice includ detalii despre:

—        răspundere și impediment în afara controlului părților

—        clauzele de continuitate operațională

—    taxe și alte obligații fiscale: prețul total al bunurilor sau serviciilor cu toate taxele incluse sau, în cazul în care prețul nu poate fi calculat în avans în mod rezonabil dat fiind natura bunurilor sau a serviciilor, modalitatea de calcul al prețului și, după caz, toate costurile suplimentare de transport, de livrare ori taxele poștale sau, în cazul în care acestea nu pot fi calculate în avans în mod rezonabil, menționarea faptului că aceste costuri suplimentare ar putea fi suportate de o parte sau alta.

Verifică condițiile contractuale și ia în considerare dacă încălcarea unui contract ar putea antrena răspunderea. Examinează contractele cu clienții și furnizorii cheie pentru a înțelege care este răspunderea în cazul întreruperilor privind furnizarea. Determină expunerea prin identificarea inventarului curent și a stocurilor de rezervă, construirea transparenței în cadrul lanțului de aprovizionare și a planurilor de acțiune pe termen scurt. Încearcă să eviți acuzațiile de tipul „neexecutare a contractului”.

Clauzele privind impedimentul în afara controlului te pot proteja în cazul circumstanțelor care te împiedică în executarea obligațiilor contractuale, pe care nu le poți controla și care nu au putut fi evitate sau prevăzute la momentul încheierii contractului. Astfel, în cazul în care impedimentul justificator este doar temporar, justificarea produce efecte pe durata existenței impedimentului, însă dacă acesta este permanent, obligația se stinge, dând naștere efectelor restitutive. Important este să cunoști că, indiferent de situație, ai obligația de a-l notifica pe cocontractant, într-un termen rezonabil, despre impediment și efectele lui asupra capacității de a executa.

Clauzele privind impedimentul, de asemenea, pot oferi protecție și celeilalte părți. Studiază contractele și legislația (Codul Civil, art. 904) pentru a vedea unde se regăsește răspunderea și ia în calcul introducerea sau revizuirea clauzelor privind impedimentul în afara controlului pentru a reduce răspunderea, acolo unde este posibil. Natura acestor clauze limitează invocarea lor la evenimente care nu ar putea fi prevăzute în mod rezonabil, acestea însă nu sunt prevăzute să atenueze riscurile de care ar trebui să fii conștient în mod rezonabil.

Clauzele privind gestionarea riscurilor necesită o atenție deosebită. Astfel, (i) riscul pieirii sau deteriorării fortuite a bunului este transferat cumpărătorului în momentul în care vânzătorul și-a executat obligațiile contractuale privind punerea bunului la dispoziția cumpărătorului dacă contractul nu prevede altfel; (ii) când contractul de vânzare-cumpărare implică transportul bunului, iar vânzătorul nu este obligat să-l predea într-un loc determinat, riscul se transferă cumpărătorului de la remiterea bunului către primul transportator. (iii) dacă vânzătorul este obligat să predea transportatorului bunul într-un loc determinat, riscul se transferă cumpărătorului numai după remiterea în acel loc a bunului către transportator. (iv) dacă cumpărătorul a dat vânzătorului instrucțiuni asupra modului de transportare, iar vânzătorul s-a abătut de la ele fără motiv întemeiat, atunci el este obligat să repare prejudiciul cauzat astfel. (v) în cazul vânzări bunului pe parcurs, riscurile sunt transferate cumpărătorului în momentul încheierii contractului dacă acesta nu prevede altfel; (vi) în cazul în care contractul este încheiat după predarea bunurilor, riscurile cunoscute vânzătorului sau a căror existenţă nu putea să nu o cunoască la încheierea contractului, rămân ale vânzătorului.

   Ia în calcul opțiunea de a te adresa unui consilier juridic pentru a te asigura că eventualele reclamații sunt mitigate. Înțelegerea riscurilor și a potențialului scop al răspunderii tale din cadrul unui contract te ajută să eviți creanțele neașteptate în viitor.

Negocierea, disputele comerciale și conflictul 

Disputele se întâmplă din când în când în fiecare afacere. Unele pot provoca daune semnificative, cum ar fi creșterea costurilor sau consumarea unui volum mare de timp. Soluționarea lor într-un mod eficient ar trebui să fie o prioritate pentru fiecare afacere.

Poți soluționa disputele verbal, în scris (cum ar fi scrierea unei reclamații, somații sau notificări) sau prin proceduri mai formale. Încearcă  să înțelegi  natura disputei pentru a lua cele mai potrivite măsuri. Este adesea recomandabil să documentezi în formă scrisă orice acord verbal, pentru a deține o probă materială în eventualitatea unui litigiu în instanța  de judecată.

MAI MULT